หลักการสั่งการ(Directing)
การอำนวยการ
หมายถึง การจัดการของผู้บริหาร
หรือผู้มีอำนาจในการสั่งการตามหน้าที่ความรับผิดชอบ ชี้แนะ บุคคล การนิเทศงาน
และการติดตามผล เพื่อให้งานดำเนินไปตามแผน หรือเป้าหมายที่กำหนดไว้
องค์ประกอบของการอำนวยการ มี 4 องค์ประกอบ
ได้แก่
1. ความเป็นผู้นำ
เป็นกระบวนการของการสั่งการ
และการใช้อิทธิพลต่อกิจกรรมต่างๆ ของสมาชิกในองค์การ
ให้ยอมตามเพราะยอมรับในอำนาจที่มาจาก 3 แหล่ง คือ
1) ขนบธรรมเนียมประเพณีที่สืบทอดกันมา
2) อำนาจจากบารมี
3) อำนาจตามกฎหมาย
จึงก่อให้เกิดผู้นำ 3 แบบ คือ
1) แบบประชาธิปไตย
2) แบบเผด็จการ
3) แบบตามสบาย
2. การจูงใจ
มีความสำคัญต่อการสั่งการหรือการอำนวยการ
เพราะเกี่ยวกับบุคลากรให้ปฏิบัติงาน
จึงจำเป็นต้องมีการจูงใจหรือกระตุ้นให้อยากทำงาน
โดยอาศัยหลักธรรมชาติว่ามนุษย์ต้องการ 5 ระดับได้แก่
1) ความต้องการขั้นพื้นฐาน คือปัจจัย 4
2) ความต้องการความมั่นคงปลอดภัย
3) ความต้องการทางสังคม
4) ความต้องการมีเกียรติยศชื่อเสียง
5) ความต้องการประสบความสำเร็จในชีวิต
ดังนั้น ในการสั่งการโดยมีเทคนิคจูงใจด้วย
ก่อนจะสั่งการควรขึ้นคำถามก่อนว่า “พอมีเวลาหรือไม่” หรือ
“คุณจะช่วยงานนี้ได้ไหม”
3. การติดต่อสื่อสาร
เป็นกระบวนการสำคัญช่วยให้การอำนวยการดำเนินไปได้ด้วยดีมีประสิทธิภาพ
มี 2ลักษณะคือ
1) สื่อสารแบบทางเดียว
2) สื่อสารแบบ 2 ทาง
4. องค์การและการบริหารงานบุคคล
จุดมุ่งหมายของนักอำนวยการคือ
ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและองค์การ
ซึ่งต้องการไม่เหมือนกันผู้อำนวยการจึงต้องทำให้เกิดความสมดุลกัน
สรุปได้ว่า
การอำนวยการหรือการสั่งการ หมายถึง
การใช้ทักษะในการบริหารตลอดจนความสามารถของผู้บริหาร ในการติดต่อประสานงาน
สั่งการและกระตุ้นให้พนักงานปฏิบัติงานตามหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง
เพื่อให้งานนั้นบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
การอำนวยการหรือการสั่งการ
เป็นกระบวนการที่มีการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อแจ้งให้ทราบว่า ให้ใครทำ
ทำอะไร ทำที่ไหน ทำอย่างไร
และทำเมื่อใด
การอำนวยการหรือการสั่งการ เป็นภาระหน้าที่ของผู้นำ การใช้ความสามารถในการสั่งงาน การตัดสินใจ
การจูงใจและการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติงานอย่างดีที่สุด จนกระทั่งองค์การสามารถบรรลุตามวัตถุประสงค์ได้
ประเภทของการสั่งการ
ในการสั่งการมีหลายแบบ แล้วแต่จะใช้แบบไหน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน และตำแหน่งหน้าที่
จึงเป็นศิลปะอย่างหนึ่งที่ผู้บริหารจะต้องพิจารณา ใช้ความสุขุมรอบคอบ และยังเป็นเทคนิคเฉพาะตัวอีกด้วย
1.
การสั่งการโดยตรง ( Demand
of Direct ) เป็นแบบออกคำสั่ง ( Command of
Direct) โดยที่ผู้รับคำสั่งต้องปฏิบัติตามคำสั่งทันที การสั่งการในลักษณะนี้มักจะใช้ในกรณีฉุกเฉินหรือต้องการให้มีการควบคุม หรือรักษาระเบียบวินัยอย่างเคร่งครัด
2.
การสั่งการแบบขอร้อง ( Request )
เป็นลักษณะโน้มเอียงไปในทางขอความช่วยเหลือหรือร้องขอ เพื่อเป็นการจูงใจคนให้ทำงาน เป็นการผูกมิตร และผู้ทำมีความเต็มใจที่จะทำงาน
หรือใช้ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับมอบงานได้มีโอกาสพิจารณาและไตร่ตรองงานเป็นความภาคภูมิใจแก่ผู้ปฏิบัติงาน
3.
การสั่งการแบบขอเสนอแนะหรือคำแนะนำ
( Suggested ) การสั่งการแบบนี่มีลักษณะเร่งเร้ายั่วยุให้เกิดความคิดริเริ่มอยากทำงาน เป็นการเสริมสร้างหรือส่งเสริมผู้ปฏิบัติงานให้ทำงานรวดเร็วและมองเห็นลู่ทางในการปฏิบัติงาน
ลักษณะของการสั่งการ
ลักษณะของการสั่งการ อาจจำแนกเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 2
ประเภทคือ
1. การสั่งการเป็นหลายลักษณ์อักษร เป็นการสั่งการที่ใช้กรณีต่าง ๆ
ดังต่อไปนี้ เช่น
เมื่อต้องการจะส่งคำสั่งไปให้อีกแห่งทราบโดยแน่ชัด
เมื่อผู้รับคำสั่งมีความเข้าใจช้าหรือลืมคำสั่งนั้นหรือมีรายละเอียดปลีกย่อยมาก ยากแก่การจดจำ
เมื่อต้องการผู้รับคำสั่งเป็นผู้รับผิดชอบโดยตรงให้ปฏิบัติตามคำสั่งอย่างถูกต้อง หรือมีคำสั่งที่ตัวเลข และหรือกำหนดเวลา จำนวนแน่นอน
ฯลฯ
ข้อบกพร่อง
ที่อาจเกิดจากการสั่งการด้วยลายลักษณ์อักษร
อาจทำให้ผู้ปฏิบัติขาดความสามารถที่จะปฏิบัติตามหน้าที่ที่ได้รับหมอบหมาย ได้แก่
1. ข้อความของคำสั่งยาวเกินไป อาจมีการตีความผิดพลาดหรือจำไม่ได้
2
ซับซ้อนยุ่งยากต่อความเข้าใจ
3. ไม่เรียงลำดับให้เข้าใจง่าย หรือคำสั่งมอบหมายให้ปฏิบัติไม่ชัดเจน
4. ใช้คำศัพท์ทางวิชาการ ( Technical term )
มากเกินไป ผู้รับคำสั่งอาจไม่เข้าใจความหมายหรือขั้นตอนการปฏิบัติงาน
5. ผู้รับคำสั่งไม่ได้รับอำนาจและขาดอุปกรณ์ในการปฏิบัติงาน
2. การสั่งด้วยวาจา
โดยปกติมักจะเป็นคำสั่งที่ไม่ค่อยมีรายละเอียดหรือมีความสำคัญมากนักและคำสั่งนั้นไม่เหมาะสมจะสั่งเป็นลายลักษณ์อักษร หรืออาจจะต้องมีการอธิบายคำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้เข้าใจยิ่งขึ้น
ข้อบกพร่อง ที่อาจเกิดได้จากการสั่งงานด้วยวาจา ได้แก่
1. พูดไม่ชัดเจน
ทั้งคำถามและคำตอบ
2. ใช้คำสั่งในภาษาที่ผู้รับคำสั่งไม่คุ้นเคย
3. คาดการณ์ผิด
คิดว่าผู้รับคำสั่งเข้าใจดีแล้ว
ไม่ได้ทบทวนใหม่หรือย้ำคำสั่ง
4. ไม่เจาะจงผู้รับคำสั่ง หรือพูดวกวน
หรือพูดหลายเรื่องพร้อมกัน