การสั่งการ

หลักการสั่งการ(Directing)

การอำนวยการ

หมายถึง การจัดการของผู้บริหาร หรือผู้มีอำนาจในการสั่งการตามหน้าที่ความรับผิดชอบ ชี้แนะ บุคคล การนิเทศงาน และการติดตามผล เพื่อให้งานดำเนินไปตามแผน หรือเป้าหมายที่กำหนดไว้

องค์ประกอบของการอำนวยการ มี 4 องค์ประกอบ ได้แก่

1. ความเป็นผู้นำ

เป็นกระบวนการของการสั่งการ และการใช้อิทธิพลต่อกิจกรรมต่างๆ ของสมาชิกในองค์การ ให้ยอมตามเพราะยอมรับในอำนาจที่มาจาก 3 แหล่ง คือ

1) ขนบธรรมเนียมประเพณีที่สืบทอดกันมา

2) อำนาจจากบารมี

3) อำนาจตามกฎหมาย

จึงก่อให้เกิดผู้นำ 3 แบบ คือ

1) แบบประชาธิปไตย

2) แบบเผด็จการ

3) แบบตามสบาย

2. การจูงใจ

มีความสำคัญต่อการสั่งการหรือการอำนวยการ เพราะเกี่ยวกับบุคลากรให้ปฏิบัติงาน จึงจำเป็นต้องมีการจูงใจหรือกระตุ้นให้อยากทำงาน โดยอาศัยหลักธรรมชาติว่ามนุษย์ต้องการ 5 ระดับได้แก่

1) ความต้องการขั้นพื้นฐาน คือปัจจัย 4

2) ความต้องการความมั่นคงปลอดภัย

3) ความต้องการทางสังคม

4) ความต้องการมีเกียรติยศชื่อเสียง

5) ความต้องการประสบความสำเร็จในชีวิต

ดังนั้น ในการสั่งการโดยมีเทคนิคจูงใจด้วย ก่อนจะสั่งการควรขึ้นคำถามก่อนว่า “พอมีเวลาหรือไม่” หรือ “คุณจะช่วยงานนี้ได้ไหม”

3. การติดต่อสื่อสาร

เป็นกระบวนการสำคัญช่วยให้การอำนวยการดำเนินไปได้ด้วยดีมีประสิทธิภาพ มี 2ลักษณะคือ

1) สื่อสารแบบทางเดียว

2) สื่อสารแบบ 2 ทาง

4. องค์การและการบริหารงานบุคคล

จุดมุ่งหมายของนักอำนวยการคือ ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและองค์การ ซึ่งต้องการไม่เหมือนกันผู้อำนวยการจึงต้องทำให้เกิดความสมดุลกัน

สรุปได้ว่า  การอำนวยการหรือการสั่งการ หมายถึง  การใช้ทักษะในการบริหารตลอดจนความสามารถของผู้บริหาร  ในการติดต่อประสานงาน  สั่งการและกระตุ้นให้พนักงานปฏิบัติงานตามหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง  เพื่อให้งานนั้นบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

การอำนวยการหรือการสั่งการ  เป็นกระบวนการที่มีการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา  เพื่อแจ้งให้ทราบว่า  ให้ใครทำ  ทำอะไร  ทำที่ไหน  ทำอย่างไร  และทำเมื่อใด

การอำนวยการหรือการสั่งการ  เป็นภาระหน้าที่ของผู้นำ  การใช้ความสามารถในการสั่งงาน  การตัดสินใจ  การจูงใจและการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติงานอย่างดีที่สุด  จนกระทั่งองค์การสามารถบรรลุตามวัตถุประสงค์ได้

ประเภทของการสั่งการ

ในการสั่งการมีหลายแบบ  แล้วแต่จะใช้แบบไหน  ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน  และตำแหน่งหน้าที่  จึงเป็นศิลปะอย่างหนึ่งที่ผู้บริหารจะต้องพิจารณา  ใช้ความสุขุมรอบคอบ  และยังเป็นเทคนิคเฉพาะตัวอีกด้วย

1.  การสั่งการโดยตรง ( Demand  of Direct )  เป็นแบบออกคำสั่ง  ( Command  of  Direct)  โดยที่ผู้รับคำสั่งต้องปฏิบัติตามคำสั่งทันที  การสั่งการในลักษณะนี้มักจะใช้ในกรณีฉุกเฉินหรือต้องการให้มีการควบคุม  หรือรักษาระเบียบวินัยอย่างเคร่งครัด

2.  การสั่งการแบบขอร้อง ( Request )  เป็นลักษณะโน้มเอียงไปในทางขอความช่วยเหลือหรือร้องขอ  เพื่อเป็นการจูงใจคนให้ทำงาน  เป็นการผูกมิตร  และผู้ทำมีความเต็มใจที่จะทำงาน  หรือใช้ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับมอบงานได้มีโอกาสพิจารณาและไตร่ตรองงานเป็นความภาคภูมิใจแก่ผู้ปฏิบัติงาน

3.  การสั่งการแบบขอเสนอแนะหรือคำแนะนำ  ( Suggested )  การสั่งการแบบนี่มีลักษณะเร่งเร้ายั่วยุให้เกิดความคิดริเริ่มอยากทำงาน  เป็นการเสริมสร้างหรือส่งเสริมผู้ปฏิบัติงานให้ทำงานรวดเร็วและมองเห็นลู่ทางในการปฏิบัติงาน

ลักษณะของการสั่งการ

ลักษณะของการสั่งการ  อาจจำแนกเป็นประเภทใหญ่ ๆ  ได้  2  ประเภทคือ

1.  การสั่งการเป็นหลายลักษณ์อักษร  เป็นการสั่งการที่ใช้กรณีต่าง ๆ ดังต่อไปนี้  เช่น  เมื่อต้องการจะส่งคำสั่งไปให้อีกแห่งทราบโดยแน่ชัด  เมื่อผู้รับคำสั่งมีความเข้าใจช้าหรือลืมคำสั่งนั้นหรือมีรายละเอียดปลีกย่อยมาก  ยากแก่การจดจำ  เมื่อต้องการผู้รับคำสั่งเป็นผู้รับผิดชอบโดยตรงให้ปฏิบัติตามคำสั่งอย่างถูกต้อง  หรือมีคำสั่งที่ตัวเลข  และหรือกำหนดเวลา  จำนวนแน่นอน  ฯลฯ

ข้อบกพร่อง  ที่อาจเกิดจากการสั่งการด้วยลายลักษณ์อักษร  อาจทำให้ผู้ปฏิบัติขาดความสามารถที่จะปฏิบัติตามหน้าที่ที่ได้รับหมอบหมาย  ได้แก่

1.  ข้อความของคำสั่งยาวเกินไป  อาจมีการตีความผิดพลาดหรือจำไม่ได้

2   ซับซ้อนยุ่งยากต่อความเข้าใจ

3.  ไม่เรียงลำดับให้เข้าใจง่าย  หรือคำสั่งมอบหมายให้ปฏิบัติไม่ชัดเจน

4.  ใช้คำศัพท์ทางวิชาการ ( Technical  term )  มากเกินไป  ผู้รับคำสั่งอาจไม่เข้าใจความหมายหรือขั้นตอนการปฏิบัติงาน

5.  ผู้รับคำสั่งไม่ได้รับอำนาจและขาดอุปกรณ์ในการปฏิบัติงาน

2.  การสั่งด้วยวาจา  โดยปกติมักจะเป็นคำสั่งที่ไม่ค่อยมีรายละเอียดหรือมีความสำคัญมากนักและคำสั่งนั้นไม่เหมาะสมจะสั่งเป็นลายลักษณ์อักษร  หรืออาจจะต้องมีการอธิบายคำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้เข้าใจยิ่งขึ้น

ข้อบกพร่อง  ที่อาจเกิดได้จากการสั่งงานด้วยวาจา  ได้แก่

1.  พูดไม่ชัดเจน  ทั้งคำถามและคำตอบ

2.  ใช้คำสั่งในภาษาที่ผู้รับคำสั่งไม่คุ้นเคย

3.  คาดการณ์ผิด  คิดว่าผู้รับคำสั่งเข้าใจดีแล้ว  ไม่ได้ทบทวนใหม่หรือย้ำคำสั่ง

4.  ไม่เจาะจงผู้รับคำสั่ง  หรือพูดวกวน  หรือพูดหลายเรื่องพร้อมกัน

ก่อนหน้า

การจัดคนเข้าทำงาน

การจัดหาบุคลากรเข้าทำงาน (Staffing)

ความสำคัญของ “ ทรัพยากรมนุษย์ ” ในองค์การและความจำเป็นในการจัดหาบุคลากรเข้าทำงาน

ในการบริหารงานขององค์การนั้น ความมุ่งหมายหลักคือ การต้องการให้งานบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างประหยัด มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลอีกทั้งพัฒนาให้ก้าวหน้าทันต่อการเปลี่ยนแปลง สภาพแวดล้อมที่เกี่ยวข้องอยู่เสมอ ซึ่งทรัพยากรพื้นฐานที่สำคัญของการบริหารคือ ทรัพยากรมนุษย์ เงินทุน และวัสดุอุปกรณ์

การจัดหาบุคลากรเข้าทำงานในองค์การ จึงเป็นกระบวนการหนึ่งของนักบริหารที่ต้องดำเนินการต่อจากการวางแผนและการจัดองค์การ กล่าวคือ เมื่อได้มีการวางแผนงาน จัดแบ่งงานและกำหนดโครงสร้างขององค์การแล้ว นักบริหารก็จะต้องทำการจัดหาคนเข้าทำงานตามตำแหน่งต่าง ๆ อย่างเหมาะสม (Put the right man on the right job) “ การจัดหาบุคลากรเข้าทำงาน”

(Staffing) จึงครอบคลุมถึงภารกิจที่เกี่ยวข้องกันเป็นกระบวนการดังต่อไปนี้

1.  การวางแผนกำลังคน

2.  การสรรหาบุคคล

3.  การคัดเลือกบุคคล

4.  การบรรจุแต่งตั้ง

5.  การฝึกอบรมและการพัฒนาบุคคล

6.  การประเมินผลการปฏิบัติงาน

7.  การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน      

                               

คลิกเพื่อดูภาพขยาย ภาพที่ 9.1 ระบบการบริหารงาน

การวางแผนกำลังคน (Human Resource Planning)

หมายถึง การคาดการณ์เกี่ยวกับความต้องการทรัพยากรบุคคลขององค์การทั้งในแง่ปริมาณและคุณภาพ

วัตถุประสงค์หลักของการวางแผนกำลังคน คือ

1.  เพื่อให้มีทรัพยากรบุคคลทำงานในตำแหน่งต่าง ๆ สมดุลย์กับปริมาณงานที่ต้องทำในอนาคต

2.  เพื่อตอบสนองต่อความต้องการต่าง ๆ ที่เปลี่ยนแปลงไป

3.  เพื่อใช้ข้อมูลที่ได้จากการวางแผนกำลังคน เป็นประโยชน์ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์

ลักษณะสำคัญของการวางแผนกำลังคน

1.  เป็นงานขั้นแรกของการจัดหาบุคลากร ก่อนที่จะดำเนินการรับคนเข้าทำงาน

2.  เป็นงานที่ผู้บริหารต้องทำ การวิเคราะห์ปริมาณงาน เพื่อคาดคะเนถึงจำนวนงานที่ต้องทำในอนาคต แล้วแปลออกมาเป็นปริมาณคนที่ต้องการ

3.  การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) ซึ่งหมายถึง การศึกษาข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวกับงานในตำแหน่งหน้าที่ทุกตำแหน่งในองค์การ โดยศึกษาว่าแต่ละงานมีลักษณะการทำงานหรือกระบวนวิธีการทำงานอย่างไรบ้าง มีขอบเขตความรับผิดชอบแค่ไหน ต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้างในการทำงานนั้นรวมถึงสภาพแวดล้อมในการทำงาน และคุณสมบัติด้านต่าง ๆ ของบุคคลที่เหมาะสมจะทำงาน

4.  คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) เป็นเอกสารที่อธิบายถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ วิธีการทำงาน และลักษณะงานของงานแต่ละตำแหน่ง

5.  คำบรรยายคุณสมบัติของบุคคลที่จำเป็นสำหรับงาน (Job Specification) เป็นเอกสารระบุถึงลักษณะส่วนบุคคลที่จำเป็นต้องมีสำหรับการที่จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพของงานแต่ละตำแหน่ง ซึ่งจะมีรายละเอียดในเรื่องของ เพศ อายุ วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ ความสนใจ